Für die Einkommensteuererklärung eines Selbstständigen in Spanien werden mehr Unterlagen als nur die betrieblichen Rechnungen benötigt. Steuerdaten, betriebliche Aufzeichnungen, Steuerabzüge und Vorauszahlungen müssen zur persönlichen Situation passen. Wer diese Informationen ordnet, kann fehlende Unterlagen erkennen, bevor das Ergebnis geprüft wird.
Dieser Leitfaden zeigt, welche Arbeitsunterlagen Sie Ihrer Gestoría übergeben oder selbst zur Prüfung nutzen können. Im Mittelpunkt stehen Belege, insbesondere für Tätigkeiten nach der spanischen direkten Gewinnermittlung. Passen Sie die Liste Ihrem Fall an: Ein Beleg macht eine Ausgabe nicht automatisch abzugsfähig, und die Angaben in Renta WEB müssen vollständig geprüft werden.
Steuerdaten und Vorjahreserklärung als Ausgangspunkt
Laden Sie die Steuerdaten für das zu erklärende Jahr herunter und bewahren Sie eine Kopie der Vorjahreserklärung auf. Renta WEB kann Informationen übernehmen, die der spanischen Steuerbehörde bereits vorliegen, aber auch zusätzliche Angaben verlangen. Vergleichen Sie die übernommenen Daten mit Ihren Unterlagen: Ein vorausgefüllter Betrag bestätigt weder, dass die gesamte Tätigkeit erfasst ist, noch dass Ihre persönlichen Verhältnisse unverändert sind. [1]
Erstellen Sie vor Änderungen eine Liste der Abweichungen: Benennen Sie den Zahler, den Vorgang, den Beleg für den Betrag und das betreffende Steuerjahr. Die Vorjahreserklärung hilft dabei, noch zu prüfende Angaben zu finden; ihre Ergebnisse sollten nicht automatisch kopiert werden. Trennen Sie die Dateien nach Jahren, damit Einnahmen, Ausgaben und Belege nicht vermischt werden. [2]
- Steuerdaten des betreffenden Jahres und Kopie der Vorjahreserklärung.
- Ausweisdokument, steuerlicher Wohnsitz und zutreffende Bankverbindung.
- Liste persönlicher Änderungen und festgestellter Betragsabweichungen.
Betriebliche Bücher und Belege für Einnahmen und Ausgaben
Stellen Sie die Bücher oder die Buchhaltung zusammen, die Ihrer Tätigkeit und Ihrem Steuerregime entsprechen. Die AEAT unterscheidet die Pflichten nach der Art der Gewinnermittlung; nicht alle Selbstständigen führen daher dieselben Aufzeichnungen. Übergeben Sie eine vollständige, geordnete Fassung, verknüpfen Sie Ausgangs- und Eingangsrechnungen mit den Einträgen und kennzeichnen Sie noch fehlende Unterlagen. [3] [7]
Trennen Sie private von betrieblichen Ausgaben und bewahren Sie die Nachweise für die Ausgaben auf, die berücksichtigt werden sollen. Für den Abzug sind der Zusammenhang mit der Tätigkeit, die Belege, die Erfassung und die geltenden Voraussetzungen zu prüfen. Bei Geräten oder anderen über mehrere Jahre genutzten Wirtschaftsgütern gehören auch Kaufunterlagen und Angaben zu bereits vorgenommenen Abschreibungen dazu. [4] [7]
- Bücher oder Buchhaltung des Jahres mit den jeweils erforderlichen Aufzeichnungen.
- Ausgangs-, Eingangs- und Berichtigungsrechnungen, eindeutig und ohne Duplikate.
- Nachweise über Sozialversicherungsbeiträge und weitere zu prüfende Ausgaben.
- Unterlagen zu Anlagegütern und früheren Abschreibungen, soweit relevant.
Steuerabzüge und Vorauszahlungen mit Modelo 130 abgleichen
Sammeln Sie die Bescheinigungen Ihrer Zahler über einbehaltene Steuern und gleichen Sie diese mit Rechnungen und Steuerdaten ab. Einbehaltene Steuern und Teilzahlungen zählen zu den Zahlungen auf die spanische Einkommensteuer IRPF. Eine klare Zuordnung erleichtert die Prüfung in der Jahreserklärung, ohne betriebliche Einnahmen mit dem tatsächlich auf dem Bankkonto eingegangenen Geld zu verwechseln. [2]
Wenn Sie Modelo 130 eingereicht haben, legen Sie die Erklärungen des Jahres und ihre Nachweise einschließlich etwaiger Berichtigungen bei. Dieses Formular betrifft Vorauszahlungen für Tätigkeiten mit direkter Gewinnermittlung; mögliche Ausnahmen sind zu prüfen. Nicht alle Selbstständigen müssen es abgeben. Halten Sie Abweichungen zwischen Erklärung, Bankabbuchung und verfügbaren Daten fest, damit sie vor Abschluss der Einkommensteuererklärung geklärt werden. [5]
- Bescheinigungen über Steuerabzüge und Liste der betrieblichen Zahler.
- Eingereichte Modelo-130-Erklärungen, Nachweise und Berichtigungen, soweit relevant.
- Noch offene Abweichungen zwischen Aufzeichnungen, Erklärungen und Bankbewegungen.
Persönliche Verhältnisse und weitere Einkünfte berücksichtigen
Die Steuererklärung umfasst auch Umstände außerhalb des Betriebs. Teilen Sie Änderungen der familiären Verhältnisse und des Wohnsitzes mit und legen Sie die passenden Unterlagen für Personen vor, die in der Erklärung erscheinen müssen. Wenn Sie im Jahr auch angestellt waren, Einkünfte aus Immobilien erzielt oder Anlagegeschäfte getätigt haben, bereiten Sie deren Bescheinigungen und Belege zur gemeinsamen Prüfung mit der selbstständigen Tätigkeit vor. [2] [6]
Ordnen Sie Unterlagen zu möglichen Abzügen oder Steuervergünstigungen getrennt, etwa zur Wohnungsmiete, zu Spenden oder anderen relevanten Umständen. Nicht jeder Beleg berechtigt zu einem Abzug; die Bedingungen können vom Steuerjahr und der spanischen autonomen Gemeinschaft abhängen. Erklären Sie den Anlass jedes Belegs, damit geprüft werden kann, ob und wie er zu berücksichtigen ist, ohne Vorteile aus einem anderen Jahr automatisch zu übernehmen. [2] [6]
- Für das Jahr relevante Änderungen bei Person, Familie und Wohnsitz.
- Bescheinigungen weiterer Einkünfte und Belege zu Vermögensgeschäften, falls vorhanden.
- Nachweise möglicher Abzüge, getrennt von den betrieblichen Ausgaben.
Unterlagen übergeben und die Prüfung der Erklärung abschließen
Legen Sie für jedes Steuerjahr einen Ordner an und trennen Sie Betrieb, Steuervorauszahlungen und persönliche Unterlagen. Eine Übersicht vorhandener und fehlender Belege zeigt, was noch benötigt wird, ohne Dateien zu vervielfachen. Prüfen Sie vor der Abgabe die Zusammenfassung, geklärte Abweichungen und Bankdaten. Bewahren Sie anschließend die eingereichte Erklärung und ihre Belege auf; die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Versand. [2]
Wenn Sie Unterstützung benötigen, kann Gestoría del Mar Ihre Einkommensteuererklärung prüfen und die laufende Buchhaltung Ihrer Tätigkeit begleiten. Nennen Sie bei der Angebotsanfrage Ihre Tätigkeit, das zu prüfende Jahr und den Stand Ihrer Bücher. Das Angebot richtet sich nach Ihrem Fall und den verfügbaren Unterlagen. Diese Übersicht hilft, den Arbeitsumfang und die vor der Abgabe noch zu ergänzenden Angaben zu bestimmen.
- Benennen Sie Dateien eindeutig und markieren Sie fehlende Unterlagen.
- Prüfen Sie die Endübersicht und speichern Sie die Erklärung samt Abgabenachweis.
- Bewahren Sie die Belege und eine geordnete Kopie für spätere Rückfragen auf.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine Erklärung allein anhand der Steuerdaten ungeprüft bestätigen?
Gehen Sie nicht davon aus, dass die vorausgefüllten Angaben vollständig sind. Vergleichen Sie die Steuerdaten mit Ihren betrieblichen Aufzeichnungen und persönlichen Belegen. Prüfen Sie fehlende Angaben und Abweichungen vor der Abgabe.
Muss ich als Selbstständiger Modelo 130 vorlegen?
Legen Sie die für das Jahr eingereichten Formulare vor. Die Pflicht zur Abgabe von Modelo 130 hängt von der Tätigkeit und den geltenden Bedingungen ab; sie betrifft nicht alle Selbstständigen. Fehlt das Formular, klären Sie zunächst, ob es erforderlich war.
Reicht eine Rechnung aus, um eine Ausgabe steuerlich abzuziehen?
Eine Rechnung ist ein wichtiger Beleg, beweist allein aber noch nicht die Abzugsfähigkeit. Zu prüfen sind auch der Zusammenhang mit der Tätigkeit, die Erfassung und die weiteren für Ihren Fall geltenden Voraussetzungen.