Wann ein Selbstständiger das Formular 036 und das RETA ändern muss

Wenn ein Selbstständiger relevante Daten seiner Tätigkeit ändert, erfolgt die Meldung an das Finanzamt in der Regel über die Erklärung zur Änderung der steuerlichen Erfassung, meist mit dem Formular 036. Das erschöpft die Pflichten aber nicht immer: Betrifft die Änderung auch den Status der Anmeldung im RETA, muss zusätzlich die Sozialversicherung geprüft werden.

Die kurze Antwort auf die Hauptfrage lautet: Eine Änderung ist mit dem Formular 036 zu melden, wenn sie die beim Finanzamt erfassten steuerlichen Daten betrifft; zusätzlich muss sie dem RETA gemeldet werden, wenn auch Daten geändert werden, die die Sozialversicherung im System für Selbstständige verwaltet. Es lohnt sich, jeden Fall sorgfältig zu prüfen, denn Formulare, Fristen und Kriterien können sich mit der Zeit ändern.

Welche Änderungen eine Änderung der Finanzamtsdaten erfordern

Die Steuerbehörde weist darauf hin, dass nach bereits abgegebener steuerlicher Anmeldung jede Änderung der in dieser Erklärung oder in einer späteren Erklärung enthaltenen Daten über eine Änderungsanzeige mitzuteilen ist. In der Praxis betrifft das die Daten, die deine Tätigkeit kennzeichnen, sowie weitere steuerliche Angaben, die während der Tätigkeit als Selbstständiger weiter gelten. Das Formular 036 ist das allgemeine Instrument für Anmeldung, Änderung und Abmeldung im Verzeichnis der Unternehmer, Berufstätigen und Einbehaltenden. [1][3] [1] [3]

Zu den Änderungen, die eine steuerliche Änderung erforderlich machen können, zählen Wohnsitz, Tätigkeiten und Betriebsstätten, Vertreter sowie bestimmte Angaben zu Mehrwertsteuer, Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Einbehalten. Die Steuerbehörde bietet in ihrem elektronischen Amt einen Dienst zur Abfrage und Änderung von steuerlichen Daten an, wodurch leichter zu prüfen ist, welche Abschnitte aktualisiert werden können, ohne die gesamte Anmeldung neu zu erstellen. Vor jeder Einreichung sollte genau festgestellt werden, welche Angabe sich geändert hat und ob sie das Register betrifft. [2][8] [2] [8]

• Änderungen des Steuerwohnsitzes oder der Zustellanschrift.
• Anmeldung, Abmeldung oder Änderung von Tätigkeiten und Betriebsstätten.
• Änderung von Vertretern oder bestimmten steuerlichen Angaben.
• Änderungen an bereits erklärten steuerlichen Optionen oder Verzichtserklärungen.

Wie das Formular 036 in der Praxis verwendet wird

Das Formular 036 ist die vollständige steuerliche Erklärung für Anmeldung, Änderung und Abmeldung. Die AEAT stuft es als Referenzformular ein, um steuerliche Daten mitzuteilen, wenn der Selbstständige bereits erklärte Angaben aktualisieren muss. Im elektronischen Amt werden die Abfrage und Änderung steuerlicher Daten angeboten; das ist nützlich, um zu prüfen, welche Optionen verfügbar sind und welche Informationen in deiner Akte noch aktiv sind. [2][3] [2] [3]

In einem sauber vorbereiteten Vorgang ist die Reihenfolge meist einfach: Zuerst wird die Änderung identifiziert, dann geprüft, ob sie in das Finanzamtsregister fällt, und schließlich wird die erforderliche Änderung eingereicht. Nicht jede Änderung zwingt dazu, denselben Abschnitt zu nutzen oder alle Anmeldedaten zu wiederholen, wichtig ist aber, keine Änderung auszulassen, die die erklärte steuerliche Situation betrifft. Bei Zweifeln hilft die vorherige Prüfung im Amt der AEAT, Widersprüche zwischen Formularen zu vermeiden. [2][8] [2] [8]

• Ermittle vor Beginn des Verfahrens genau, welche Angabe sich geändert hat.
• Prüfe, ob die Änderung zu den steuerlichen Daten oder zu einem anderen Verfahren gehört.
• Nutze das elektronische Amt der AEAT, um die Informationen zu prüfen oder zu ändern.
• Bewahre nach der Änderung den Einreichungsnachweis auf.

Wann auch die Sozialversicherung informiert werden muss

Die Sozialversicherung erinnert daran, dass der Selbstständige selbst für die Anmeldung, Abmeldung und Datenänderung im RETA verantwortlich ist. Das heißt, es genügt nicht, nur das Finanzamt zu informieren, wenn die Änderung auch das System für Selbstständige betrifft. Außerdem gilt für die Datenänderung im RETA eine allgemeine Frist von 3 Kalendertagen, nach den offiziellen Informationen der Sozialversicherung. [4][5] [4] [5]

Deshalb empfiehlt es sich, bei jeder Änderung zwei Fragen getrennt zu prüfen: eine steuerliche und eine sozialversicherungsrechtliche. Betrifft die geänderte Angabe nur das Verzeichnis der AEAT, bleibt es bei diesem Verfahren. Wenn sie auch den RETA-Status ändert, muss sie beiden Behörden gemeldet werden. Die offiziellen Informationen der Sozialversicherung ermöglichen diese Vorgänge online über ihr elektronisches Amt, je nach Fall mit digitalem Zertifikat oder Cl@ve. [4][6] [4] [6]

• Die steuerliche Änderung ersetzt nicht immer die Meldung an das RETA.
• Der Selbstständige muss prüfen, ob die Änderung seine Sozialversicherung betrifft.
• Für die Datenänderung im RETA gilt eine eigene allgemeine Frist.
• Die Meldung kann elektronisch über das Amt der Sozialversicherung erfolgen.

Nützliche Unterschiede zwischen steuerlichen Änderungen und RETA-Änderungen

Der Hauptunterschied liegt darin, wer welche Daten verwaltet. Das Finanzamt kümmert sich um das steuerliche Register: Tätigkeit, Wohnsitz, Betriebsstätten, Besteuerungsoptionen und andere Elemente der steuerlichen Beziehung. Die Sozialversicherung hingegen verwaltet die Einordnung des Selbstständigen im RETA und die Änderungen, die diese Zuordnung betreffen. Deshalb kann dieselbe Änderung zwei unterschiedliche Folgen haben und zwei verschiedene Meldungen erfordern. [2][4] [2] [4]

Ein praktisches Beispiel ist ein Selbstständiger, der seinen Arbeitsort verlegt: Diese Angabe kann eine steuerliche Änderung erfordern, wenn sie Teil der bei der AEAT erklärten Informationen ist. Doch nicht jeder Umzug führt automatisch zu einer RETA-Änderung; das hängt davon ab, wie sich dies auf die Situation des Arbeitnehmers in der Sozialversicherung auswirkt. In jedem Fall ist es am besten, beide Bereiche zu prüfen, bevor man das Verfahren als abgeschlossen betrachtet. [2][4] [2] [4]

• Das Finanzamt betrachtet das Steuerregister und die steuerliche Situation.
• Die Sozialversicherung betrachtet die Anmeldung und Datenänderung des Selbstständigen.
• Ein und derselbe Vorgang kann nur eine oder auch beide Behörden betreffen.
• Man sollte nicht annehmen, dass ein steuerlicher Vorgang automatisch auch das RETA erledigt.

Empfohlene Schritte vor der Einreichung der Änderung

Bevor etwas eingereicht wird, ist eine einfache Reihenfolge sinnvoll: Erstens die konkrete Änderung bestimmen; zweitens prüfen, ob sie das Register der AEAT betrifft; drittens sehen, ob sie auch die RETA-Situation ändert; und viertens die Nachweise beider Vorgänge aufbewahren, falls dies erforderlich ist. Diese Vorgehensweise reduziert Fehler und hilft, die Übereinstimmung zwischen den Behörden zu sichern. [1][4][8] [1] [4]

Außerdem sollte bedacht werden, dass sich Vorschriften und das elektronische Amt aktualisieren können. Das BOE enthält die Verordnung EHA/1274/2007, mit der die Formulare 036 und 037 genehmigt wurden, in der geltenden konsolidierten Fassung und mit späteren Änderungen. Dennoch können Formulare, Fristen und Einreichungskriterien geändert werden. Daher ist es ratsam, vor der Einreichung die aktuellsten offiziellen Informationen bei der AEAT und der Sozialversicherung zu prüfen. [7] [7]

• Schritt 1: genau festlegen, welche Angabe sich geändert hat.
• Schritt 2: prüfen, ob die Änderung das Register der AEAT betrifft.
• Schritt 3: prüfen, ob sie auch im RETA gemeldet werden muss.
• Schritt 4: Nachweis aufbewahren und die gültige Verfahrensversion prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Wann muss ein Selbstständiger das Formular 036 zur Änderung seiner Daten einreichen?

Es ist einzureichen, wenn sich eine Angabe ändert, die bereits in der abgegebenen steuerlichen Erklärung oder in einer späteren Erklärung enthalten ist. Die AEAT weist darauf hin, dass solche Änderungen über eine Änderungsanzeige mitzuteilen sind. Dazu gehören je nach Fall Wohnsitz, Tätigkeit, Betriebsstätten, Vertreter oder andere steuerliche Daten.

Reicht eine Änderung beim Finanzamt aus, um alles beim Selbstständigen zu aktualisieren?

Nicht immer. Das Formular 036 gilt für das Register der Steuerbehörde, während die Sozialversicherung das RETA getrennt verwaltet. Betrifft die Änderung auch die Anmeldung oder die Datenänderung im System der Selbstständigen, muss sie zusätzlich der Sozialversicherung gemeldet werden.

Welche Frist gilt für Änderungen im RETA?

Die Sozialversicherung nennt für die Datenänderung im Regime der Selbstständigen eine allgemeine Frist von 3 Kalendertagen. Trotzdem sollte vor der Einreichung immer die aktuelle Information geprüft werden, da sich Fristen und Verfahren ändern können.