Der Start in die Selbstständigkeit erfordert mehr als ein ausgefülltes Formular. Sie müssen Ihre Tätigkeit beschreiben, Unterlagen vorbereiten und die steuerliche Anmeldung mit der für Sie passenden Anmeldung bei der Sozialversicherung abstimmen. Beide Verfahren haben unterschiedliche Aufgaben. Ein Nachweis über das eine bestätigt nicht, dass auch das andere erledigt ist.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen, den Vorgang vor dem Start vorzubereiten, insbesondere bei Ihrer ersten selbstständigen Tätigkeit in Spanien. Sie sollen stimmige Angaben einreichen und wissen, was anschließend zu prüfen ist. Nicht jeder Betrieb hat dieselben Pflichten: Warenverkauf, Dienstleistungen oder eine weitere Beschäftigung können unterschiedliche Prüfungen erfordern.
Tätigkeit und tatsächlichen Beginn festlegen
Beschreiben Sie verständlich, was Sie verkaufen oder welche Leistungen Sie erbringen werden, für wen und von welchem Ort aus. Nach Angaben der AEAT muss die steuerliche Anmeldung vor dem Beginn der Tätigkeiten oder Geschäftsvorgänge erfolgen. Orientieren Sie sich deshalb nicht allein am Datum der ersten Rechnung. Erläutern Sie auch, ob Sie bereits Arbeiten beauftragt, Geschäftsräume gemietet oder betriebliche Anschaffungen vorbereitet haben. [1] [3]
Wer Dienstleistungen von zu Hause aus erbringt, muss beispielsweise andere Angaben prüfen als jemand, der ein Geschäft eröffnet, obwohl beide selbstständig sind. Erstellen Sie einen realistischen Ablauf der Vorbereitungen, des geplanten Beginns und der ersten Aufträge. Haben Sie schon begonnen, schildern Sie die tatsächlichen Umstände. Wählen Sie kein erfundenes Datum und reichen Sie nicht ohne Prüfung der Situation eine weitere Anmeldung ein.
- Notieren Sie die Haupttätigkeit und alle weiteren geplanten Tätigkeiten.
- Unterscheiden Sie den geplanten Beginn von früheren Vorbereitungen.
Angaben vor dem Öffnen der Formulare zusammenstellen
Bereiten Sie Identifikationsunterlagen, Kontaktdaten sowie Steuer- und Tätigkeitsanschrift vor. Für die Anmeldung als Selbstständiger benötigt Importass unter anderem die Tätigkeitsschlüssel IAE und CNAE, den Beginn, eine Schätzung der Nettoerträge und ein Bankkonto. Fassen Sie diese Angaben in einer Übersicht zusammen und prüfen Sie, ob Namen und Identifikationsnummern in den Unterlagen übereinstimmen. [2]
Ergänzen Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Situation: Besteht daneben ein Arbeitsverhältnis, waren Sie früher schon angemeldet oder planen Sie mehrere Tätigkeiten? Legen Sie Unterlagen zur Klärung dieser Punkte bereit, ohne für alle Fälle dieselben Anforderungen anzunehmen. Reicht eine andere Person den Antrag ein, klären Sie den Nachweis ihrer Vertretungsbefugnis. Zur Vorbereitung gehört auch, den Zugang zum Verfahren und den Empfang der Mitteilungen zu prüfen.
- Halten Sie Identifikation, Anschrift und Kontaktdaten in einer aktuellen Übersicht fest.
- Bereiten Sie die IBAN vor und prüfen Sie Kontoinhaberschaft oder Vollmacht.
Formular 036 und steuerliche Pflichten prüfen
Mit Formular 036 werden Anmeldung, Änderungen und Abmeldung im Register der Unternehmer, Freiberufler und zum Steuereinbehalt Verpflichteten mitgeteilt. Prüfen Sie vor dem Start, welche Tätigkeit und welche steuerlichen Angaben zu Ihrem Fall gehören. Die Registerangaben können Umsatzsteuer, IRPF-Einkommensteuer oder Steuereinbehalte betreffen. Vorsorglich sämtliche Pflichten anzukreuzen oder die Angaben eines anderen Selbstständigen zu übernehmen, ist nicht sachgerecht. [1] [3]
Im elektronischen Portal der AEAT können Sie gespeicherte Registerdaten und eingereichte Erklärungen einsehen. Waren Sie schon früher tätig, lassen sich so Angaben erkennen, die vor einer weiteren Mitteilung geprüft werden müssen. Speichern Sie nach der Einreichung die Kopie und den Nachweis. Prüfen Sie die tatsächlich übermittelten Daten, insbesondere Tätigkeit, Anschrift und Termine, statt lediglich den für die Vorbereitung genutzten Entwurf aufzubewahren. [1]
- Klären Sie, welche Erklärungen für Ihre Tätigkeit erforderlich sind und warum.
- Bewahren Sie Entwürfe getrennt von tatsächlich eingereichten Fassungen auf.
RETA-Anmeldung mit der Sozialversicherung abstimmen
RETA ist das spanische Sozialversicherungssystem für Selbstständige. Der Anmeldedienst von Importass verlangt die Beantragung vor Aufnahme der Tätigkeit. Im Verfahren werden Tätigkeit, geschätzte Nettoerträge, Beitragsgrundlage, zuständiger Versicherungsträger und gegebenenfalls anwendbare Vergünstigungen geprüft. Gehen Sie nicht davon aus, dass mit der Abgabe von Formular 036 auch dieser Vorgang erledigt ist. [2]
Stützen Sie Ihre Schätzung auf betriebliche Informationen und erläutern Sie offene Fragen. Nettoerträge sind nicht einfach der Betrag, den Sie voraussichtlich in Rechnung stellen. Importass benötigt ein Konto für den Beitragseinzug und sieht bei fremden Kontoinhabern eine Autorisierung vor. Vergleichen Sie vor der Bestätigung die Angaben mit der Vorbereitung der Steueranmeldung. Die Abstimmung der Termine verlangt eine Prüfung des Einzelfalls, nicht automatisch dasselbe Datum in allen Feldern. [2]
- Prüfen Sie Tätigkeit, Beginn und Bankverbindung vor der Bestätigung.
- Bewahren Sie das Ergebnis auf und prüfen Sie, ob die Anmeldung erfasst wurde.
Unterlagen abschließen und laufende Betreuung vorbereiten
Legen Sie einen Ordner mit Einreichungen, Nachweisen und einer Übersicht der getroffenen Entscheidungen an. Halten Sie fest, welche Unterlagen Sie für Steuererklärungen liefern und wer die einzelnen Pflichten prüft. Beauftragen Sie eine Gestoría mit der Anmeldung, klären Sie, ob das Angebot nur den Beginn oder auch laufende Buchführung und spätere Erklärungen umfasst. So verwechseln Sie einen einzelnen Auftrag nicht mit einer dauerhaften Betreuung.
Weichen eingereichte Angaben von Ihrer Planung ab, prüfen Sie zuerst den Nachweis und den bei jeder Behörde erfassten Stand. Die AEAT bietet Abfragen und Änderungen von Registerdaten; Importass ermöglicht die Anmeldung und stellt dazu Informationen bereit. Wiederholen Sie Anträge nicht zur Fehlerkorrektur, bevor die passende Mitteilung geklärt ist. Am Ende sollten Sie wissen, was mit welchen Angaben eingereicht wurde und was noch offen ist. [1] [2]
- Vereinbaren Sie die Übergabe von Rechnungen, Nachweisen und Tätigkeitsänderungen.
- Führen Sie eine Liste offener Aufgaben und erhaltener Unterlagen.
Häufig gestellte Fragen
Umfasst die Steueranmeldung auch die Sozialversicherung?
Es sind getrennte Verfahren. Formular 036 übermittelt Registerangaben an die AEAT; die Anmeldung als Selbstständiger erfolgt bei der Sozialversicherung. Prüfen Sie beide Nachweise und den erfassten Stand, statt anzunehmen, dass eine Einreichung automatisch das andere Verfahren erledigt.
Was tun, wenn meine künftigen Einnahmen noch unklar sind?
Erstellen Sie anhand verfügbarer Angaben eine begründete Schätzung und erläutern Sie Unsicherheiten. Importass fragt bei der Anmeldung nach geschätzten Nettoerträgen. Unterscheiden Sie Einnahmen, Rechnungsbeträge und Nettoerträge und prüfen Sie die Berechnung für Ihre Tätigkeit vor der Bestätigung.
Kann ich die Anmeldung trotz fehlender Unterlagen vorbereiten?
Sie können Angaben ordnen und fehlende Unterlagen ermitteln. Prüfen Sie vor der Einreichung, ob alle nötigen Daten vorliegen und die Termine Ihrer tatsächlichen Situation entsprechen. Haben Sie schon begonnen, teilen Sie dies mit, damit das passende Verfahren geprüft werden kann.