Rozpoczęcie samozatrudnienia wymaga więcej niż wypełnienia formularza. Trzeba opisać działalność, przygotować dokumenty i skoordynować zgłoszenie podatkowe z właściwą rejestracją w systemie ubezpieczeń społecznych. Każda procedura ma inną funkcję. Potwierdzenie jednej nie dowodzi, że druga również została zakończona.
Ten poradnik pomaga przygotować dokumentację przed rozpoczęciem pracy, szczególnie gdy jest to Twoja pierwsza działalność w Hiszpanii. Celem jest przekazanie spójnych danych i ustalenie, co sprawdzić po zgłoszeniu. Obowiązki nie są jednakowe dla wszystkich: sprzedaż produktów, świadczenie usług lub równoległa praca na etacie mogą wymagać odmiennej analizy.
Określ działalność i termin jej rozpoczęcia
Opisz prostymi słowami, co będziesz sprzedawać albo jakie usługi świadczyć, komu i skąd. AEAT wskazuje, że zgłoszenie do rejestru podatkowego należy złożyć przed rozpoczęciem działalności lub operacji. Nie traktuj więc daty pierwszej faktury jako jedynego punktu odniesienia. Wyjaśnij także, czy zlecono już prace, wynajęto lokal lub przygotowano zakupy związane z działalnością. [1] [3]
Na przykład osoba świadcząca usługi z domu i osoba otwierająca sklep muszą sprawdzić różne informacje, mimo że obie pracują na własny rachunek. Przygotuj realistyczny harmonogram przygotowań, planowanego rozpoczęcia i pierwszych zleceń. Jeśli działalność już się rozpoczęła, przedstaw rzeczywisty przebieg zdarzeń. Nie wybieraj fikcyjnej daty ani nie składaj kolejnego zgłoszenia bez sprawdzenia sytuacji.
- Zapisz główną działalność i wszystkie inne planowane rodzaje działalności.
- Odróżnij planowaną datę rozpoczęcia od wcześniejszych przygotowań.
Zbierz dane przed otwarciem formularzy
Przygotuj dokument identyfikacyjny, dane kontaktowe oraz adres podatkowy i adres działalności. Przy rejestracji samozatrudnienia Importass wymaga między innymi kodów działalności IAE i CNAE, daty rozpoczęcia, szacunku dochodu netto i rachunku bankowego. Zbierz dane w jednym zestawieniu i sprawdź zgodność nazwiska oraz numerów identyfikacyjnych we wszystkich dokumentach. [2]
Dodaj krótki opis sytuacji: czy zachowujesz zatrudnienie, czy wcześniej rejestrowano już działalność i czy planujesz kilka jej rodzajów. Przygotuj dokumenty wyjaśniające te kwestie, nie zakładając identycznych wymagań w każdej sprawie. Jeżeli wniosek składa inna osoba, uzgodnij sposób wykazania jej umocowania. Przygotowanie obejmuje również sprawdzenie dostępu do procedury oraz możliwości otrzymywania związanych z nią powiadomień.
- Przechowuj aktualne dane identyfikacyjne, adresowe i kontaktowe w jednym zestawieniu.
- Przygotuj IBAN i sprawdź właściciela rachunku lub jego upoważnienie.
Sprawdź formularz 036 i obowiązki podatkowe
Formularz 036 służy do zgłoszenia, zmiany danych i wykreślenia z rejestru przedsiębiorców, osób wykonujących wolne zawody i podmiotów zobowiązanych do poboru podatku. Przed rozpoczęciem sprawdź deklarowaną działalność oraz właściwe dane podatkowe. Zgłoszenie może dotyczyć IVA, IRPF lub poboru podatku. Zaznaczanie wszystkich obowiązków na wszelki wypadek albo kopiowanie zgłoszenia innej osoby nie jest właściwym rozwiązaniem. [1] [3]
Portal AEAT umożliwia sprawdzenie danych w rejestrze i złożonych deklaracji. Jeśli wcześniej prowadzono działalność, taka kontrola pozwala znaleźć informacje wymagające przeglądu przed kolejnym zgłoszeniem. Po wysłaniu formularza zachowaj kopię i potwierdzenie. Sprawdź faktycznie przekazane dane, szczególnie działalność, adres i daty, zamiast przechowywać wyłącznie roboczą wersję wykorzystaną podczas przygotowania. [1]
- Zapytaj, jakie deklaracje dotyczą Twojej działalności i z jakiego powodu.
- Oddziel wersje robocze od kopii rzeczywiście złożonych formularzy.
Skoordynuj rejestrację RETA z Seguridad Social
RETA to hiszpański system ubezpieczeń społecznych dla osób pracujących na własny rachunek. Usługa rejestracyjna Importass wskazuje, że zgłoszenie należy złożyć przed rozpoczęciem działalności. Procedura obejmuje działalność, szacowany dochód netto, podstawę składek, instytucję ubezpieczeniową mutua oraz ewentualne przysługujące ulgi. Nie zakładaj, że wysłanie formularza 036 oznacza także zakończenie tej procedury. [2]
Oprzyj szacunek na danych dotyczących działalności i wyjaśnij wątpliwości. Dochód netto nie jest po prostu kwotą, którą zamierzasz zafakturować. Importass wymaga rachunku do pobierania składek i przewiduje upoważnienie, gdy należy on do innej osoby. Przed potwierdzeniem porównaj dane z przygotowanym zgłoszeniem podatkowym. Uzgodnienie dat wymaga analizy sytuacji, a nie automatycznego wpisania tej samej daty we wszystkich polach. [2]
- Przed potwierdzeniem sprawdź działalność, datę rozpoczęcia i dane rachunku.
- Zachowaj wynik procedury i upewnij się, że rejestracja została odnotowana.
Zamknij dokumentację i przygotuj bieżącą obsługę
Załóż folder ze zgłoszeniami, ich potwierdzeniami i zestawieniem podjętych decyzji. Zapisz, jakie dokumenty dostarczysz do przygotowania deklaracji i kto sprawdzi poszczególne obowiązki. Jeśli zlecasz rejestrację gestorii, ustal, czy wycena obejmuje tylko rozpoczęcie, czy także bieżącą ewidencję i późniejsze deklaracje. Dzięki temu nie pomylisz jednorazowej procedury ze stałą obsługą działalności.
Jeśli przekazane dane różnią się od planowanych, najpierw sprawdź potwierdzenie i stan zapisany w każdej instytucji. AEAT udostępnia przegląd i zmianę danych rejestrowych, a Importass umożliwia rejestrację samozatrudnienia i udostępnia informacje na jej temat. Nie ponawiaj wniosków w celu poprawienia błędu bez ustalenia właściwego zgłoszenia. Na koniec powinno być jasne, co przekazano, z jakimi danymi i co pozostaje do wykonania. [1] [2]
- Uzgodnij przekazywanie faktur, dowodów i informacji o zmianach działalności.
- Prowadź listę zadań do wykonania i otrzymanych dokumentów.
Najczęściej zadawane pytania
Czy rejestracja podatkowa obejmuje ubezpieczenie społeczne?
To odrębne procedury. Formularz 036 przekazuje dane rejestrowe do AEAT, natomiast samozatrudnienie zgłasza się w Seguridad Social. Sprawdź oba potwierdzenia i zapisany status, nie zakładając, że jedno zgłoszenie automatycznie załatwia drugie.
Co zrobić, jeśli nie wiem jeszcze, ile będę zarabiać?
Przygotuj uzasadniony szacunek na podstawie dostępnych danych i wyjaśnij niepewności. Importass wymaga szacowanego dochodu netto przy rejestracji. Nie myl przychodów, kwot faktur i dochodu netto: przed potwierdzeniem sprawdź sposób obliczenia właściwy dla Twojej działalności.
Czy mogę przygotować rejestrację bez kompletu dokumentów?
Możesz uporządkować informacje i ustalić braki. Przed złożeniem sprawdź kompletność wymaganych danych oraz zgodność dat z rzeczywistą sytuacją. Jeżeli działalność już się rozpoczęła, poinformuj o tym, aby można było przeanalizować właściwą procedurę.