Devenir indépendant demande davantage que remplir un formulaire. Il faut décrire l’activité, préparer les documents et coordonner l’inscription auprès de l’administration fiscale avec celle qui correspond à votre situation auprès de la Sécurité sociale. Chaque démarche a une fonction différente ; le justificatif de l’une ne prouve pas que l’autre est terminée.
Ce guide vous aide à préparer le dossier avant de commencer, surtout s’il s’agit de votre première activité en Espagne. L’objectif est de présenter des informations cohérentes et de savoir quoi vérifier ensuite. Les obligations ne sont pas identiques pour tous : vendre des produits, proposer des services ou conserver un autre emploi peut modifier les points à examiner.
Définir l’activité et sa date de début
Décrivez simplement ce que vous vendrez ou les services que vous proposerez, à qui et depuis quel lieu. L’AEAT précise que la déclaration d’inscription fiscale doit précéder le début des activités ou opérations. La date de la première facture ne doit donc pas être votre seul repère : indiquez aussi si vous avez déjà commandé des travaux, loué un local ou prévu des achats pour l’activité. [1] [3]
Une personne proposant des services depuis son domicile et une autre ouvrant une boutique doivent, par exemple, examiner des informations différentes, même si toutes deux sont indépendantes. Préparez une chronologie réaliste des préparatifs, du début envisagé et des premières missions. Si vous avez déjà commencé, expliquez les faits ; ne choisissez pas une date fictive et ne déposez pas une nouvelle inscription sans revoir la situation.
- Notez l’activité principale et toute autre activité envisagée.
- Distinguez la date de début prévue des préparatifs antérieurs.
Rassembler les informations avant d’ouvrir les formulaires
Préparez votre identification, vos coordonnées et vos adresses fiscale et professionnelle. Pour l’inscription comme indépendant, Importass demande notamment les codes d’activité IAE et CNAE, la date de début, une estimation du revenu net et un compte bancaire. Regroupez ces informations dans une fiche et vérifiez que le nom et les numéros d’identification correspondent sur les documents. [2]
Ajoutez une brève présentation de votre situation : maintien d’un emploi salarié, inscription antérieure ou exercice de plusieurs activités. Apportez les documents permettant de clarifier ces points, sans supposer que les pièces demandées sont identiques pour tous. Si une autre personne dépose le dossier, convenez de la manière dont son pouvoir de représentation sera justifié. Vérifiez aussi votre accès à la démarche et la réception des communications.
- Conservez identification, adresse et coordonnées dans une fiche à jour.
- Préparez l’IBAN et vérifiez le titulaire du compte ou son autorisation.
Examiner le formulaire 036 et les obligations fiscales
Le formulaire 036 sert à déclarer l’inscription, les modifications et la radiation au registre fiscal des entrepreneurs, professionnels et personnes tenues d’effectuer des retenues. Avant de commencer, vérifiez l’activité déclarée et les informations fiscales correspondant à votre situation. Ces données peuvent concerner la TVA, l’IRPF ou les retenues ; il ne faut pas sélectionner toutes les obligations par précaution ni copier celles d’un autre indépendant. [1] [3]
Le portail de l’AEAT permet de consulter les données fiscales enregistrées et les déclarations déposées. Si vous avez déjà exercé une activité, cette consultation aide à repérer les informations à revoir avant une nouvelle communication. Après le dépôt, conservez la copie et le justificatif. Vérifiez les données effectivement transmises, notamment l’activité, l’adresse et les dates, plutôt que de garder uniquement le brouillon de préparation. [1]
- Demandez quelles déclarations concernent votre activité et pourquoi.
- Séparez les brouillons des copies effectivement déposées.
Coordonner l’inscription au RETA avec la Sécurité sociale
Le RETA est le régime espagnol de Sécurité sociale des travailleurs indépendants. Le service d’inscription d’Importass indique que la demande doit précéder le début de l’activité. La démarche examine l’activité, le revenu net estimé, l’assiette de cotisation, l’organisme mutualiste et les avantages applicables, le cas échéant. Ne supposez pas que le dépôt du formulaire 036 accomplit également cette formalité. [2]
Préparez l’estimation à partir des informations de votre activité et expliquez vos incertitudes ; le revenu net n’est pas simplement le montant que vous prévoyez de facturer. Importass demande un compte pour le prélèvement des cotisations et prévoit une autorisation lorsque son titulaire est une autre personne. Avant de confirmer, comparez les données avec la préparation fiscale. Coordonner les dates exige d’examiner la situation, sans attribuer automatiquement la même date à tous les champs. [2]
- Vérifiez l’activité, la date de début et les données bancaires avant confirmation.
- Conservez le résultat de la démarche et vérifiez l’enregistrement de l’inscription.
Finaliser le dossier et organiser le suivi
Constituez un dossier avec les déclarations, leurs justificatifs et une fiche des décisions prises. Notez les documents à fournir pour préparer les déclarations fiscales et la personne chargée de vérifier chaque obligation. Si vous confiez l’inscription à une gestoría, précisez si le devis couvre uniquement le démarrage ou aussi le suivi comptable et les déclarations ultérieures. Une démarche ponctuelle et une gestion continue sont deux engagements différents.
Si les informations prévues diffèrent de celles déposées, commencez par examiner le justificatif et la situation enregistrée auprès de chaque administration. L’AEAT propose des consultations et modifications des données fiscales ; Importass permet l’inscription comme indépendant et fournit des informations à ce sujet. Ne répétez pas les demandes pour corriger une erreur sans identifier la communication appropriée. L’objectif est de savoir ce qui a été transmis, avec quelles données et ce qui reste à faire. [1] [2]
- Convenez de la transmission des factures, justificatifs et changements d’activité.
- Conservez une liste des tâches en attente et des documents reçus.
Questions fréquentes
L’inscription fiscale comprend-elle celle à la Sécurité sociale ?
Les démarches sont distinctes. Le formulaire 036 communique les informations fiscales à l’AEAT ; l’inscription comme indépendant relève de la Sécurité sociale. Vérifiez les justificatifs et la situation enregistrée auprès des deux organismes, sans supposer qu’une démarche accomplit automatiquement l’autre.
Que faire si je ne connais pas encore mon futur revenu ?
Préparez une estimation justifiée avec les informations disponibles et précisez les incertitudes. Importass demande le revenu net estimé pour l’inscription. Ne confondez pas recettes, facturation et revenu net : vérifiez le calcul correspondant à votre activité avant de confirmer.
Puis-je préparer l’inscription s’il manque des documents ?
Vous pouvez organiser les informations et identifier les pièces manquantes. Avant le dépôt, vérifiez que les données nécessaires sont complètes et que les dates correspondent à votre situation réelle. Si vous avez déjà commencé, signalez-le pour examiner la démarche adaptée.